Kesekretarisan

Secretarial Vista

Pengertian Sekretaris

   Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata Secretarius dalam Bahasa Perancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretaries dalam bahasa Belanda. Mengingat Indonesia pernah dijajah oleh Belanda kurang lebih selam 3,5 abad, maka di perkirakan istilah sekretaris yang kita kenal sekarang ini berasal dari kata Secretaries bahasa Belanda. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang di beri tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia Negara atau perusahaan. Dengan demikian, sekretaris haruslah seorang pagawai atau karyawan yang dapat memgang rahasia dalam menjalankan tugas pekerjaannya sehari-hari.

    Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, sedangkan menurut Dann and Ramon , dalam hand book for Government secretary steno-graper, bahawa sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengkonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi. Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah, karena membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang dapat diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan formal. Namun pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor. Dan juga diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan seefisien mungkin

Macam – macam sekretaris

Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung sudut peninjauannya ( Sunarto,2006:4)

1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris yaitu:

a.     Sekretaris Organisasi

sekretaris   organisasi   disamping   bekerja   atas   perintah   pimpinan,   juga   memiliki  wewenang  untuk  turut  membuat  rencana  organisasi,  membuat  keputusan,     melakukan     pengarahan,     melakukan     pengkoordinasian,     menjalakan  control,  dan  melakukan  penyempurnaan  organisasi  dan  tata  kerja,   serta   bekerja   terutama   untuk   kepentingan   organisasi   secara   keseluruhan.    Dengan    kata    lain,    sekretaris    organisasi    membantu    melaksanakan  fungsi  manajemen  tertinggi  yang  meliputi  perencanaan,  pembuatan  keputusan,  pengarahan,  pengkoordinasian,  pengontrolan,  serta  penyempurnaan.

b.     Sekretaris Pimpinan

Seorang sekretaris pimpinan tidak berkedudukan sebagai seorang manajer sehingga ia tidak menjalankan fungsi-fungsi manajerial. Sekretaris pimpinan dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah, dan mempelancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Tugas dan pekerjaan seorang sekretaris pimpinan lebih banyak menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan:

1.     Telephoning

2.     Surat-menyurat atau korespondensi

3.     Filling atau kearsipan

4.     Menerima dikte

5.     Membuat perjanjian dengan tamu untuk keprluan pimpinan

6.     Membuat Undangan

7.     Menyiapkan rapat pimpinan

8.     Membuat agenda rapat pimpinan.

2. Dari segi kemampuan dan pengalam kerja, ada dua sekretaris yaitu:

a.     Sekretaris Junior

Sekretaris junior adalah sekretaris yang masih muda, dapat juga berarti sekretaris yang masih berpangkat atau berkedudukan rendah mudah dalam pengalaman, atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris.

b.     Sekretaris senior

Adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan.

Fungsi Sekretaris dalam Perusahaan

Fungsi Sekretaris sebagai Pejabat Eksekutif:

Sekretaris harus bertindak sebagai Pejabat Eksekutif. Dia harus menjalankan fungsi resmi. Dia bertanggung jawab atas uang tunai, rekening, catatan, saham, urusan publisitas. Sekretaris harus mengawasi, mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan kantor.

Fungsi Sekretaris sebagai Petugas Penghubung:

Sekretaris harus bertindak sebagai petugas penghubung. Dia adalah penghubung antara manajemen puncak dan staf dan, melalui dia keputusan manajemen disampaikan kepada staf. Saran dan keluhan karyawan disampaikan oleh sekretaris kepada manajemen.

Sekretaris juga bertindak sebagai humas organisasi kepada pemerintah dan masyarakat umum. Dalam kasus perusahaan sekretaris harus menjaga hubungan yang erat antara direksi dan kepala departemen dan juga antara direksi dan staf.

Fungsi Sekretaris sebagai Penasehat Manajemen :

Sekretaris adalah Penasehat Manajemen. Dalam kebanyakan kasus, otoritas sangat bergantung pada nasihat sekretaris. Pendapatnya sangat berharga bagi manajemen. Sifat yang tepat dan tingkat saran yang diberikan oleh sekretaris akan bervariasi sesuai dengan sifat dan ukuran organisasi.

Sekretaris memberikan nasihatnya dengan bijaksana di bawah penutup saran, sebaliknya akan melukai ego majikan jika dia merasa sedang dinasihati oleh bawahannya.

Dalam melaksanakan fungsinya Sekretaris, mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

a.     Menyusun rencana kerja kesekretariatan Badan.

b.     Menyiapkan bahan kebijakan, pedoman, standarisasi, pelayanan administrasi umum dan kepegawaian, keuangan serta evaluasi dan pelaporan.

c.     Menyiapkan bahan pembinaan dan pengembangan administrasi umum dan kepegawaian, keuangan serta evaluasi dan pelaporan.

d.     Menyiapkan bahan administrasi umum dan kepegawaian, keuangan, evaluasi dan pelaporan.

e.     Meyiapkan bahan program dan pelaporan meliputi LAKIP, LKPJ, LPPD dan kebijakan standarisasi program administrasi umum dan kepegawaian, keuangan serta evaluasi dan pelaporan.

f.      Menyiapkan bahan kegiatan kesekretariatan, perlengkapan, kerumahtanggaan, perpustakaan, kehumasan dan penyusunan program.

g.     Menyiapkan bahan kegiatan pengelolaan keuangan.

h.     Menyiapkan bahan adaministrasi kepegawaian Badan.

i.      Melaksanakan koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi dalam pelaksanaan tugas.

j.      Menyusun laporan sesuai tugas dan fungsinya.