Kesekretarisan

Secretarial Vista

Pengertian Sekretaris

   Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata Secretarius dalam Bahasa Perancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretaries dalam bahasa Belanda. Mengingat Indonesia pernah dijajah oleh Belanda kurang lebih selam 3,5 abad, maka di perkirakan istilah sekretaris yang kita kenal sekarang ini berasal dari kata Secretaries bahasa Belanda. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang di beri tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia Negara atau perusahaan. Dengan demikian, sekretaris haruslah seorang pagawai atau karyawan yang dapat memgang rahasia dalam menjalankan tugas pekerjaannya sehari-hari.

    Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, sedangkan menurut Dann and Ramon , dalam hand book for Government secretary steno-graper, bahawa sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengkonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi. Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah, karena membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang dapat diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan formal. Namun pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor. Dan juga diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan seefisien mungkin

Macam – macam sekretaris

Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung sudut peninjauannya ( Sunarto,2006:4)

1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris yaitu:

a.     Sekretaris Organisasi

sekretaris   organisasi   disamping   bekerja   atas   perintah   pimpinan,   juga   memiliki  wewenang  untuk  turut  membuat  rencana  organisasi,  membuat  keputusan,     melakukan     pengarahan,     melakukan     pengkoordinasian,     menjalakan  control,  dan  melakukan  penyempurnaan  organisasi  dan  tata  kerja,   serta   bekerja   terutama   untuk   kepentingan   organisasi   secara   keseluruhan.    Dengan    kata    lain,    sekretaris    organisasi    membantu    melaksanakan  fungsi  manajemen  tertinggi  yang  meliputi  perencanaan,  pembuatan  keputusan,  pengarahan,  pengkoordinasian,  pengontrolan,  serta  penyempurnaan.

b.     Sekretaris Pimpinan

Seorang sekretaris pimpinan tidak berkedudukan sebagai seorang manajer sehingga ia tidak menjalankan fungsi-fungsi manajerial. Sekretaris pimpinan dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah, dan mempelancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Tugas dan pekerjaan seorang sekretaris pimpinan lebih banyak menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan:

1.     Telephoning

2.     Surat-menyurat atau korespondensi

3.     Filling atau kearsipan

4.     Menerima dikte

5.     Membuat perjanjian dengan tamu untuk keprluan pimpinan

6.     Membuat Undangan

7.     Menyiapkan rapat pimpinan

8.     Membuat agenda rapat pimpinan.

2. Dari segi kemampuan dan pengalam kerja, ada dua sekretaris yaitu:

a.     Sekretaris Junior

Sekretaris junior adalah sekretaris yang masih muda, dapat juga berarti sekretaris yang masih berpangkat atau berkedudukan rendah mudah dalam pengalaman, atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris.

b.     Sekretaris senior

Adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan.

Fungsi Sekretaris dalam Perusahaan

Fungsi Sekretaris sebagai Pejabat Eksekutif:

Sekretaris harus bertindak sebagai Pejabat Eksekutif. Dia harus menjalankan fungsi resmi. Dia bertanggung jawab atas uang tunai, rekening, catatan, saham, urusan publisitas. Sekretaris harus mengawasi, mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan kantor.

Fungsi Sekretaris sebagai Petugas Penghubung:

Sekretaris harus bertindak sebagai petugas penghubung. Dia adalah penghubung antara manajemen puncak dan staf dan, melalui dia keputusan manajemen disampaikan kepada staf. Saran dan keluhan karyawan disampaikan oleh sekretaris kepada manajemen.

Sekretaris juga bertindak sebagai humas organisasi kepada pemerintah dan masyarakat umum. Dalam kasus perusahaan sekretaris harus menjaga hubungan yang erat antara direksi dan kepala departemen dan juga antara direksi dan staf.

Fungsi Sekretaris sebagai Penasehat Manajemen :

Sekretaris adalah Penasehat Manajemen. Dalam kebanyakan kasus, otoritas sangat bergantung pada nasihat sekretaris. Pendapatnya sangat berharga bagi manajemen. Sifat yang tepat dan tingkat saran yang diberikan oleh sekretaris akan bervariasi sesuai dengan sifat dan ukuran organisasi.

Sekretaris memberikan nasihatnya dengan bijaksana di bawah penutup saran, sebaliknya akan melukai ego majikan jika dia merasa sedang dinasihati oleh bawahannya.

Dalam melaksanakan fungsinya Sekretaris, mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

a.     Menyusun rencana kerja kesekretariatan Badan.

b.     Menyiapkan bahan kebijakan, pedoman, standarisasi, pelayanan administrasi umum dan kepegawaian, keuangan serta evaluasi dan pelaporan.

c.     Menyiapkan bahan pembinaan dan pengembangan administrasi umum dan kepegawaian, keuangan serta evaluasi dan pelaporan.

d.     Menyiapkan bahan administrasi umum dan kepegawaian, keuangan, evaluasi dan pelaporan.

e.     Meyiapkan bahan program dan pelaporan meliputi LAKIP, LKPJ, LPPD dan kebijakan standarisasi program administrasi umum dan kepegawaian, keuangan serta evaluasi dan pelaporan.

f.      Menyiapkan bahan kegiatan kesekretariatan, perlengkapan, kerumahtanggaan, perpustakaan, kehumasan dan penyusunan program.

g.     Menyiapkan bahan kegiatan pengelolaan keuangan.

h.     Menyiapkan bahan adaministrasi kepegawaian Badan.

i.      Melaksanakan koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi dalam pelaksanaan tugas.

j.      Menyusun laporan sesuai tugas dan fungsinya.

INSTALASI SISTEM OPERASI MENGGUNAKAN VIRTUAL MACHINE

 Apa itu VirtuslBox ?

VirtualBox adalah perangkat lunak virtualisasi yang dapat digunakan untuk mengeksekusi sistem operasi “tambahan” di dalam sistem operasi “utama”. Sebagai contoh, jika seseorang mempunyai sistem operasi MS Windows yang terpasang di komputernya, maka yang bersangkutan dapat pula menjalankan sistem operasi lain yang diinginkan di dalam sistem operasi MS Windows tersebut. Mulai dari mendownload sampai dengan instalasi.

Cara Instalasi VirtualBox

Instalasi VirtualBox dapat menggunakan file instalasi (offline) atau secara online. Instalasi online hanya dapat dilakukan untuk hosts Linux. Untuk sistem operasi Windows (32 bit atau 64 bit), download file aplikasi VirtualBox di bagian VirtualBox for Windows hosts. Selanjutnya

Sebelum kita melakukan instalasi, tentu kita harus mendownload file instalasi virtual box terlebih dahulu, anda dapat mendownloadnya secara gratis link berikut ini . Pilih paket sesuai dengan sistem operasi yang anda gunakan dan kemudian download.

1. Klik dua kali pada file aplikasi VirtualBox yang telah di download tersebut.

2. Setelah selesai anda download, lakukan install virtualbox anda dengan mengklik dua kali file exenya. Lalu kemudian jendela selamat datang akan terbuka. Klik Next >.

 3. Pada jendela Custom Setup, gunakan pengaturan defaultnya saja. Kemudian klik Next >.

4. Pada jendela selanjutnya terdapat beberapa opsi pilihan mengenai shortcut untuk mengakses virtual box anda. Silahkan checklist semua lalu kemudian klik Next >.

5. Selanjutnya muncul pemberitahuan, bahwa dalam proses instalasi, interface atau kartu jaringan yang ada pada komputer akan dinonaktifkan untuk sementara waktu, namun akan diaktifkan kembali secara otomatis, dengan tambahan kartu jaringan virtual bawaan dari VirtualBox. Klik tombol Yes untuk melanjutkan proses instalasi.

6. VirtualBox sudah memiliki informasi yang diperlukan dan siap untuk diinstall. Klik tombol Install untuk memulai proses instalasi VirtualBox.

7. Setelah proses instalasi selesai pada bagian terakhir terdapat pemberitahuan bahwa proses instalasi telah selesai. Untuk membuka virtualbox anda, silakan checklist “Oracle VM Virtualbox 4.3.4 Installation is complete” dan klik Finish.

8. Tampilan ruangan aplikasi VirtualBox yang baru diinstall.

9. Setelah menyelesaikan tutorial install Virtualbox ini, maka Anda akan bisa melihat tampilan VirtualBox yang baru saja selesai diinstall seperti gambar di bawah ini.

Sumber : http://solmet.kemdikbud.go.id/wp-content/uploads/2015/07/vbox9.png

BASIC INPUT AND OUTPUT SYSTEM (BIOS)

TEORI DASAR

BIOS (Basic Input Output System) adalah Software yang dipasang pada chip komputer untuk mengatur operasi dasar seperti layar,  Harddisk, memori, VGA, dll. Bagian dari sistem operasi yang bisa mengidentifikasi set program yang digunakan  untuk mem-boot komputer. Pada saat komputer di hidupkan maka BIOS akan melakukan tes pada semua komponen komputer, ketika ada kompenen yang bermasalah maka BIOS akan memberi tanda  berupa  teks  maupun  suara  namun  ada  juga  yang  tanpa  suara.  Tanda-tanda tersebut adalah sebagai berikut :

 

a.   Muncul pesan Floppy disk Failure (40).

Adalah terdeteksinya settingan floppy disk di BIOS tetapi floppy drive tidak ada atau tidak terpasang dengan benr baik kabel data maupun kabel power supply. Solusinya adalah cek kembali pemasangan kabelnya atau bila tidak lagi menggunakan floppy drive sebaiknya pengaturanan di BIOS di non-aktifkan. 

Gambar. 4.1 Tampilan awal BIOS

b.   Press F1 to continue and del (delete) to enter setup

Tampilan ini muncul karena pengaturan pada BIOS kembli ke default awal yang di akibatkan  oleh  batre  c-mos  habis  jadi  ketika  sudah  kita  atur  ulang,  maka  akan kembali ke pengaturan awal. Solusinya adalah ganti batre c-mosnya.

Gambar. 4.2 Tampilan pesan cara masuk BIOS

c.   Disk boot failure

Pesan ini muncul karena pada saat komputer di hidupkan BIOS tidak menemukan boot dari Harddisk. Booting adalah istilah teknologi informasi dalam bahasa  Inggris yang mengacu kepada proses awal menyalakan komputer dimana semua register prosesor atur kosong dan status mikroprosesor/prosesor atur reset. Kemudian address 0xFFFF di load di segment kode (code segment) dan instruksi yang terdapat pada alamat address 0xFFFF tersebut dieksekusi. Ini dapat disebabkan oleh Harddisk yang belum terinstal windows ataupun bila sudah terinstal tetapi muncul pesan ini, penyebabnya adalah pemasangan kabel data maupun kabel power supply tidak benar atau kebel rusak. Solusinya adalah cek pemasangan kedua kabel tersebut dan bila kabel rusak maka perlu mengganti kabel dengan yang baru.

  Gambar. 4.3 Tampilan pesan saat HDD tidak terdeteksi

d.   Sedangkan untuk tanda berupa bunyi dan tanpa bunyi adalah sebagai berikut :

1. Tanpa ada bunyi sama sekali

Jika tidak ada bunyi kemungkinan ada 3 masalah :

a.   Kemungkinan  power supply  bermasalah,  periksalah  power  supply  apakah tegangan berfungsi dengan baik.

b.   Kemungkinan ada masalah pada RAM. Ini terjadi pada Mainboard tertentu.

c.   Kemungkinan speaker pada komputer/mainboard tidak terpasang sehingga tidak mengeluarkan bunyi.

2. Bunyi beep panjang berulang

Biasanya terjadi masalah pada RAM, ini terjadi pada mainboard tertentu karena tidak semua mainboard akan mengeluarkan bunyi beep. Solusinya adalah lepas RAM kemudian bersihkan dengan penghapus lalu pasang kembali.

3. Bunyi beep satu kali

Bunyi sekali ini menandakan semua komponen bekerja dengan baik. Tapi bila tidak ada tampilan di monitor, periksalah kabel VGA dari komputer ke monitor sudah terpasang dengan baik.

4. Bunyi beep 1 kali panjang dan 3 kali pendek

Periksalah video grafis, lepas dan kemudian bersihkan dengan penghapus lalu pasang kembali. Bila belum berhasil maka cobalah dengan video grafis yang lain, bila menggunakan video grafis tersebut hidup maka VGA tadi berarti rusak.

5. Bunyi beep dua kali, tiga kali, empat kali dan atau lima kali

Biasanya ada masalah dengan parity pada bagian 64 kb yang pertama. Yang harus di periksa adalah SIMM yang ada. Lepas dan pasang kembali dengan benar kemudian booting ulang.

6. Bunyi beep enam kali.

Masalah yang sedang terjadi adalah pada chipset mainboard yang mengendalikan fungsi keyboard PC.

7. Bunyi beep tujuh kali

Bila yang terdengar bunyi beep sebanyak ini ada dua kemungkinan yang terjadi, pertama bisa terjadi masalah pada prosesor. Coba pindahkan prosesor ke mainboard lain sejenis bila berfungsi dengan baik berarti permasalahan ada pada mainboard pertama. Bila tidak berfungsi dengan baik berarti kerusakan bisa terjadi pada prosesor anda.

 

KOMPONEN BIOS

Ada beberapa fungsi BIOS yaitu melakukan hal-hal berikut:

1.   Inisialisasi (penyalaan) serta pengujian terhadap perangkat keras (dalam proses yang disebut dengan Power On Self Test (POST).

2.   Memuat dan menjalankan sistem operasi

3.   Mengatur   beberapa   konfigurasi   dasar   dalam   komputer   (tanggal,   waktu, konfigurasi media penyimpanan, konfigurasi proses booting, kinerja, serta kestabilan komputer)

4.   Membantu sistem operasi dan aplikasi dalam proses pengaturan perangkat keras dengan menggunakan BIOS Runtime Services.

 

BIOS menyediakan interface komunikasi tingkat rendah, dan dapat mengendalikan banyak jenis perangkat keras (seperti keyboard). Karena kedekatannya dengan perangkat keras, BIOS umumnya dibuat dengan menggunakan bahasa rakitan (assembly) yang digunakan oleh mesin yang bersangkutan.

a.  Gambar BIOS dan batery C-Mos

Gambar. 4.4 BIOS dan Batere C-MOS

b. Gambar tampilan dan merk BIOS

Untuk masuk ke BIOS ada beberapa cara sesuai dengan merk mainboard. Ada yang menggunakan tombol Del dan F2. Caranya adalah pada saat pertama komputer dihidupkan maka tekan tombol Del atau F1 sesuai petunjuk pada mainboard.

Gambar. 4.5 Tampilan Software BIOS

c.  Gambar settingan waktu

Gambar. 4.6 Pengaturan waktu

d. Gambar pengaturan booting

Gambar. 4.7 Mengganti Booting

Pengaturan booting dilakukan biasanya pada saat akan melakukan instalasi pada komputer. Pengaturan dapat dilakukan pada menu  Boot, bila kita ingin meng- instal menggunakan CD maka uratan pertama yang kita setting adalah CD-ROM dan  urutan kedua  adalah  Harddisk.  Cara  merubahnya  yatu  dengan  menekan tombol enter pada saat pertamakali boot atau pada urutan pertama, kemudian akan muncul menu pilihan lalu kita pilih sesuai kebutuhan.

Gambar. 4.8 Memilih first boot

e. Gambar setting password pada BIOS

Untuk mengatur password dapat kita lakukan dengan memilih menu scurity atau

password tergantung dari merk BIOS. Kemudian pada change password kita enter

maka akan tampil menu enter new password dan isikan password kemudian tekan enter setelah mengisi password.

 Gambar. 4.9 Setting Password

f.  Mengakhiri pengaturan BIOS

Setelah semua settingan selesai di kerjakan maka dapat di akhiri dengan menekan tombol F10 yang berarti save and change. Atau pilih menu Exit.